Việc bỏ thuế khoán và chuyển sang áp dụng phương pháp kê khai đang đặt ra nhiều yêu cầu mới đối với hộ kinh doanh. Theo hướng dẫn của cơ quan thuế, quá trình chuyển đổi phải được thực hiện theo một chuỗi bước tuần tự, từ đăng ký, chuẩn bị sổ sách cho đến thiết lập hạ tầng hóa đơn điện tử và thực hiện nghĩa vụ kê khai định kỳ.

Bước đầu tiên, hộ kinh doanh phải nộp hồ sơ đề nghị chuyển đổi phương pháp tính thuế tại cơ quan thuế quản lý. Hồ sơ được lập theo Mẫu 08-MST ban hành kèm Thông tư 86/2024/TT-BTC. Đây là căn cứ để cơ quan thuế xác nhận việc chuyển từ hình thức thuế khoán sang thuế kê khai.

Bước thứ hai, ngay sau khi được chấp thuận chuyển đổi, hộ kinh doanh phải lập biên bản kiểm kê toàn bộ hàng tồn kho. Việc kiểm kê phải bao gồm cả hàng hóa có hóa đơn và hàng tồn không có hóa đơn, nhằm ghi nhận chính xác số liệu đầu kỳ để đưa vào sổ sách kế toán theo phương pháp kê khai.

Bước thứ ba, hộ kinh doanh bắt buộc sử dụng hóa đơn điện tử. Trường hợp bán lẻ trực tiếp, hộ kinh doanh phải dùng hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền; còn đối với hoạt động kinh doanh dịch vụ hoặc bán buôn, hóa đơn điện tử thông thường được áp dụng theo quy định. Yêu cầu này đồng nghĩa với việc hộ kinh doanh cần chuẩn bị máy tính tiền, phần mềm hóa đơn điện tử, thiết bị kết nối mạng, máy POS và máy in hóa đơn. Đồng thời, hộ kinh doanh phải đăng ký chữ ký số và tài khoản thuế điện tử để phục vụ gửi dữ liệu hóa đơn theo hệ thống của cơ quan thuế.

Bước thứ tư, hộ kinh doanh phải trang bị phần mềm kế toán hoặc tự thiết lập hệ thống theo dõi doanh thu – chi phí bằng Excel nếu có đủ nghiệp vụ. Dù là cách nào, hộ kinh doanh vẫn phải tổ chức và vận hành bộ sổ sách kế toán gồm bảy loại sổ bắt buộc theo phụ lục ban hành kèm Thông tư 88/2021/TT-BTC.

Bước thứ năm, hộ kinh doanh thực hiện kê khai thuế định kỳ theo tháng hoặc quý. Hồ sơ kê khai gồm tờ khai mẫu 01/CNKD và bảng kê hoạt động kinh doanh theo mẫu 01-2/BK-HĐKD của Thông tư 40/2021/TT-BTC. Thời hạn nộp tờ khai theo tháng là ngày 20 của tháng kế tiếp, còn kê khai theo quý phải hoàn tất chậm nhất vào ngày cuối cùng của tháng đầu quý tiếp theo liền kề.

Bước thứ sáu, hộ kinh doanh cần mở một tài khoản ngân hàng riêng phục vụ giao dịch kinh doanh, tách biệt hoàn toàn với tài khoản cá nhân. Đây là yêu cầu quan trọng nhằm đảm bảo tính minh bạch trong dòng tiền và làm cơ sở cho việc kiểm tra nghĩa vụ thuế.

Bước thứ bảy, hộ kinh doanh phải đăng ký và đóng bảo hiểm xã hội cho người lao động nếu có, đồng thời thực hiện nghĩa vụ đóng BHXH bắt buộc với chính chủ hộ theo quy định pháp luật.

Song song với các bước nêu trên, hộ kinh doanh cần lưu ý về hạ tầng hóa đơn điện tử quy định tại Nghị định 70/2025/NĐ-CP. Theo đó, hộ kinh doanh có doanh thu từ 1 tỷ đồng/năm trở lên phải dùng hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền kết nối trực tiếp với cơ quan thuế. Việc chuẩn bị đầy đủ thiết bị và phần mềm là điều kiện bắt buộc để đảm bảo dữ liệu hóa đơn được truyền dẫn kịp thời và chính xác.